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Miet- und Property Management ist die skalierbare Lösung für die Verwaltung von Immobilien, Mietobjekten und Inventaren. Sie bietet Unterstützung bei der Verwaltung von Vertragsdaten, Leerständen, Schriftverkehr, Zahlungsflüssen, Arbeitsaufträgen und vielem mehr.

Das Modul kann als Erweiterung zum Gebäude- und Liegenschaftsmanagement oder als eigenständige Lösung für das Property Management eingesetzt werden.
Dank der flexiblen Programmstruktur lässt sich das System optimal an individuelle Anforderungen sowie Organisations- und Unternehmensgrößen anpassen. Eine direkte Anbindung an die Finanz-IT ist über eine Standardschnittstelle gegeben. Abhängig von den Aufgabenbereichen stehen passgenaue Desktop-, Web- und mobile Lösungen zur Verfügung.

Übersicht Mietmanagement und Property Management

Funktionsübersicht

Das Modul Mietmanagement unterstützt Sie bei der Verwaltung von Mietverhältnissen, Mietflächen sowie Betriebs- und Nebenkosten.
Folgende Daten können beispielsweise hierzu im System hinterlegt werden:

  • Vertragsart, Vertragslaufzeiten, Mieter
  • Angaben zu Kaution, Rückbau, Garantie
  • Angaben zu Mietvertragsverlängerungen
  • Kündigungsvereinbarungen
  • Indexanpassungen (in Punkten oder Prozent)
  • Minderung von Miete und Betriebskosten
  • Zuordnung zu Räumen und Mieteinheiten
  • Vertragsdaten bzw. Mietvertragsdatensätze (inklusive Historisierung)
  • Flächenmietvertragsbezogene Verbrauchskosten
  • Nebenkostenvorauszahlungen und -abrechnungen
  • Betriebskostenumlagekonten (Nebenkostenart, Abrechnungsjahr, Verteilungsschlüssel)

Für die Auswertung der Daten stehen umfangreiche Reports zur Verfügung, u.a.:

  • Mieterstammdatenblatt
  • Mieteinnahmen
  • Nebenkostenabrechnung je Mieteinheit (inklusive individuellem Anschreiben)
  • Gesamtmieterliste
  • Leerstände


Das Modul Mietmanagement kann zu einer eigenständigen Lösung für das Property Management erweitert werden. Das System bietet Unterstützung bei der Verwaltung von Objekten, Adressen und Dokumenten sowie den dazugehörigen Facility Management Aufgaben.
Objektverwaltung

  • Verwaltung der Stammdaten von Immobilien, Mietobjekten und Inventaren
  • Zusammenfassung unterschiedlicher Objekte zu einem Verwaltungsobjekt (z.B. Gebäude mit Geschäftsräumen und Tiefgarage)
  • Verwaltung von Mieterdaten, Mietpreisen (inkl. Staffelmieten), Mietkautionen, Fristen
  • Verknüpfung von Verträgen mit Mieter und Mietobjekt zur einfachen Erstellung von Mietrechnungen


Adressverwaltung

  • Verwaltung der Stammdaten von internen und externen Unternehmen bzw. Ansprechpartnern


Dokumentenverwaltung

  • Archivierung des kompletten Schriftverkehrs (Briefe, E-Mails, Protokolle) sowie von Notizen, z.B. zu Telefonaten
  • Zuordnung von Dokumenten ( Angebote, Rechnungen, Bilder oder CAD Pläne) zum jeweiligen Objekt
  • Revisionssichere Dokumentenablage
  • Erstellen von Übergabedokumenten für Schlüssel, Kautionen, Mietverträge usw.
  • Benutzerspezifischer Zugriff auf Daten und Dokumente in Abhängigkeit von den jeweiligen Aufgaben
  • Reporting-Tool für individuelle Abfragen und Erstellung verschiedenster Reports


Facility Management

  • Verwaltung von Belegungen, Raumnutzungen, Leerständen usw.
  • Verwaltung des Inventars (welches Inventar befindet sich wo?, wann hat eine Begutachtung stattgefunden?, wann steht ein Wartungstermin an?)
  • Erzeugen von Arbeitsaufträgen für geplante Ereignisse (Wartung) oder ungeplante Ereignisse (Störung)
  • Verknüpfen von Aufträgen mit Erinnerungsfunktionen
  • CAD Schnittstelle für die Übernahme von Daten und Informationen aus CAD Plänen


Standardauswertungen

  • Raumlisten
  • Inventarlisten z.B. Inventar je Objekt, Inventar mit Wartungsterminen, Inventar mit Garantiefristen
  • Adresslisten
  • Mietverträge
  • Auftragslisten (z.B. offene Aufträge, erledigte Aufträge, Terminüberschreitungen)
  • Leerstände

Mobile Anwendungen

  • Mobile Objektsteckbriefe / mobiles Makeln
  • Instandhaltungs- und Störfallmanagement
  • Zählerverwaltung
  • Auftragsmanagement

Weitere Informationen zu unseren Mobilen Lösungen

CAFM System von TOL für die Verwaltung von Immobilien, Mietobjekten und Inventaren



pit - FM als Experten- und Administrationsarbeitsplatz ermöglicht eine flexible und optimale Ausgestaltung von Prozessen und Arbeitsabläufen. Die absolut Windows-konforme Oberfläche bietet Experten und Power Usern eine ideale Arbeitsumgebung und besticht durch den logischen Aufbau auch bei komplexen Sachverhalten.

Die smart.IO Anwendungen für Web, Mobile App und Desktop App sind dagegen für die schnelle und einfache rollenbasierte Bearbeitung von Aufgabenstellungen ausgelegt. Als personalisierte Applikationen sind sie quasi schulungsfrei und stellen alle benötigten Informationen und Funktionen - inklusive Plänen und Karten sowie Daten aus ERP oder DMS - prozessbezogen zur Verfügung.

Die smart.IO Anwender profitieren von einer durchgängigen Oberfläche und Bedienung, egal ob sie sich am Büroarbeitsplatz befinden, ein Laptop, Tablet oder Smartphone nutzen, und unabhängig davon, ob das jeweilige Gerät im Netzwerk eingewählt ist oder offline betrieben wird.

Die smart.IIO Anwendungen eignen sich für alle Endgeräte, ob Desktop, Web oder Mobil

Vorteile

  • Jederzeit kompletter Überblick über das gesamte Objekt
  • Transparenz hinsichtlich Garantiefristen, Verlängerungen und Kündigungsterminen
  • Rechtssicherheit durch revisionssichere Dokumentenablage
  • Vermeidung redundanter Datenerfassung: Angaben zu Flächen und Mietverträgen stehen in einem System zur Verfügung
  • Durchgängige Miethistorie: bei Vertragsänderungen wird ein neuer Mietdatensatz erzeugt, so dass die bisherigen Mietdaten nach wie vor zur Verfügung stehen
  • Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten für vielfältige Reports

Ergänzende Module