Unternehmensweites Management der Instandhaltung

Instandhaltung, Prüfungen und Kontrollen sind unumgängliche Aufgaben, die so effizient wie möglich bewerkstelligt werden sollten. Angesicht der Fülle an Vorschriften und gesetzlichen Vorgaben sowie der Anforderungen hinsichtlich transparenter Leistungskontrollen und gesicherter Dokumentationen ist ein gezielter IT Einsatz unumgänglich. Zusammen mit einem optimierten Servicemanagement können viele bislang aufwendige und zeitintensive Prozesse nicht nur beschleunigt und automatisiert, sondern auch für Anwender wesentlich vereinfacht werden. Ein zentraler Schlüssel hierzu liegt in durchgängig digitalen Prozessabläufen und dem gezielten Einsatz von modernen webbasierten und mobilen Anwendungen.

Unsere CAFM / CMMS Software bietet alle erforderlichen technischen, organisatorischen und kaufmännischen Funktionen und Prozesse für die vorausschauende, geplante und ungeplante Instandhaltung sowie für gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen und Kontrollen.

Für die jeweiligen Prozesse bzw. die einzelnen Objektarten und Anlagetypen stehen entsprechende, fachlich vorkonfigurierte Module zur Verfügung. Alle Informationen werden in einer zentralen Datenbank verwaltet und können uneingeschränkt für übergeordnete Aufgabenstellungen und Betrachtungsweisen genutzt werden.

Ein leistungsfähiges Servicemanagement birgt ein erhebliches Einsparpotential bei gleichzeitiger Verbesserung von Transparenz und Leistungsdokumentation. Komplette Arbeitsabläufe können automatisiert und über durchgängig digitale Prozesse mit webbasierten und mobilen Anwendungen verschlankt und optimiert werden.

In einem zentralen Portal laufen alle Meldungen unmittelbar zusammen und werden direkt der weiteren Bearbeitung zugeführt. Meldungen können Bedarfsmeldungen oder Reklamationen sein, Störfall- oder Schadensmeldungen sowie systemseitig automatisiert erstellte Meldungen z.B. über auslaufende Gewährleistungen oder Informationen aus Leitsystemen. Für die weitere Bearbeitung stehen von der automatisierten Auftragserstellung, der Zuweisung zu Abteilungen, Personen oder Firmen über umfassende Statusinformationen und automatisierte Benachrichtigungs- und Eskalationsszenarien bis zum Abnahmemanagement und der Rechnungsfreigabe an ein ERP System alle Funktionen in flexibler Art und Weise zur Verfügung. Unser Servicemanagement kann sowohl für interne Mitarbeiter wie auch Dienstleistungsunternehmen eingesetzt werden. Je nach Anforderung können Dienstleister Leistungen über ein Webportal oder mobile Anwendungen dokumentieren.

Die wichtigsten Module des Servicemanagement sind:

Zusammen mit der Anlagen- und Objektverwaltung stellt der Bereich Aufträge, Verträge und Controlling das Basissystem unserer CAFM Lösungen dar. Jedem Anlagenobjekt werden in eindeutiger Weise Aufträge, Aufgaben, Verträge usw. zugeordnet, so dass Auswertungen zu den unterschiedlichsten Fragestellungen möglich sind. Wichtige Funktionen wie das Vertrags- oder Gewährleistungsmanagement stehen dabei genauso standardmäßig zur Verfügung wie umfassende Werkzeuge für das Controlling und Berichtswesen.

Die einzelnen Module spielen dabei eng mit ERP Systemen zusammen und liefern diesen wichtige Informationen wie beispielsweise die Vollständigkeit externer Leistungserbringungen, Gewährleistungsmängel oder Abnahmen mit Mängeln. In der Regel lassen sich allein durch diese aus einem CAFM System nun verfügbaren Informationen beträchtliche Kosten einsparen.

Das enge Zusammenspiel unserer Lösungen mit ERP Systemen wie SAP spiegelt sich z.B. in unserer Räumlichen Betriebskostenbilanzierung wider. Hier werden die entsprechenden Informationen auf räumliche Einheiten bezogen und auf einer interaktiven Karte visualisiert.

Eine elementare Voraussetzung für den Betrieb von Anlagegütern ist die Erfüllung von Standards, Normen und gesetzlichen Vorgaben. Aber auch die Verbesserung von Arbeitsabläufen durch ein unternehmensinternes Qualitätsmanagement gewinnt zunehmend an Bedeutung.

Unsere Module unterstützen Sie bei der Erfüllung von gesetzlichen Vorgaben, bei der direkten Nutzung von Normen und Standards sowie bei der Umsetzung eines internen Qualitätsmanagements.

Das Anlagen- und Objektmanagement bildet als zentraler Baustein unseres CAFM / CMMS Systems die übergeordnete Daten- und Informationsbasis für alle Anlagegüter und ist damit das grundlegende Fundament für die weiteren Geschäftsprozesse.

Für jedes Objekt liegen alle relevanten Informationen an zentraler Stelle vor: Stammdaten, Beziehungen und Zuordnungen, Dokumente, räumliche Informationen sowie die Verknüpfung mit direkten und indirekten Daten und Prozessen. Gleichzeitig können hier die entsprechenden Daten und Prozesse aus ERP Systemen eingebunden werden. Dasselbe gilt für Daten aus CAD und GIS sowie für Richtlinien und Kataloge.

Das Anlagen- und Objektmanagement stellt vordefinierte Konfigurationen für die unterschiedlichsten Objektarten und Anlagetypen zur Verfügung, beispielsweise:

Der Einsatz webbasierter und mobiler Anwendungen spielt eine entscheidende Rolle bei der Effizienz von CAFM / CMMS Systemen. Moderne, schnelle und schlanke Prozesslösungen sowie aggregierte Fachlösungen stellen situationsbezogen genau die Informationen und Funktionen zur Verfügung, die im jeweiligen Arbeitsschritt benötigt werden. Sie ermöglichen eine einfache und schnelle Bedienung und Benutzerführung und entlasten den Anwender von einer möglichen Komplexität des Gesamtprozesses. Mobile Lösungen sind das ideale Werkzeug, um Medienbrüche zu unterbinden und Prozesse durchgängig digital und in weiten Bereichen automatisiert abzubilden.

Unsere smart.IO Anwendungen sind standardmäßig als Weblösung, mobile Weblösung oder native Apps auf allen Endgeräten vom Desktop-PC über Notebooks, Tablets bis zu Smartphones einsetzbar und passen sich automatisch der jeweilige Displaygröße an. In allen Anwendungen können graphische Daten aus GIS, CAD und BIM umfassend genutzt werden, wie auch Informationen aus ERP Systemen.  

Die funktionale Beschreibung sowie die Einsatzmöglichkeiten unserer webbasierten und mobilen Anwendungen finden Sie bei den jeweiligen CAFM / CMMS Modulen. Einen gesonderten Überblick geben die Seiten WEB und MOBILE.